Eigentümerversammlungen online

Mit der Covid-19 Pandemie und den ständig vorgeschriebenen Lockdowns stellt sich die Frage für eine jede Hausverwaltung: Wie weitermachen mit Eigentümerversammlungen. Da Präsenzversammlungen aus gegebenen Anlass nicht stattfinden dürfen, beschäftigen wir uns, wie viele andere Verwaltungen mit der Frage: virtuelle Eigentümerversammlungen online abhalten, ja oder nein? Hier ein Beitrag zu den Ergebnissen.

Was sind virtuelle Eigentümerversammlungen?

Virtuelle Eigentümerversammlungen sind wie viele andere derzeitige Business-Meetings eins: Videokonferenzen. Die Vorteile dieser Videokonferenzen sind, auch ohne Pandemie, enorm: Sie als Eigentümer*in wie auch wir als Hausverwaltung können Ortsunabhängig agieren, die Wahl nach einem geeigneten Raum für Hausversammlungen fällt weg und dadurch, dass die Anreise wegfällt, besteht die Hoffnung dass mehr, vor allem junge Eigentümer*innen die Bedeutung der Hausversammlung wahrnehmen und mehr in Anspruch nehmen.

Es gibt jedoch auch gewisse Problemstellungen: Kann der Verwalter wirklich jedem (auch älteren Eigentümer) zumuten, an einer Videokonferenz teilzunehmen? Dieser und noch mehr Punkte werden im Folgenden erläutert.

Was ist eine Eigentümerversammlung eigentlich?

"Die Eigentümerversammlung an sich ist ein sehr seltsames Gebilde im Wohnrecht: Ganz offenbar ist es dem Gesetzgeber besonders wichtig, Versammlungen unter Wohnungseigentümern zur Schaffung des Meinungsaustausches und der besseren Verwaltbarkeit der gemeinsamen Sache als Instrument zu regeln: nämlich so wichtig und bedeutsam, dass neben der Verwalterpflicht, regelmäßig zur Eigentümerversammlungen einzuladen, auch die Einladung, Verfassung der Niederschrift, Übermittlung der Niederschrift, Stellvertretung der Eigentümer genau geregelt ist. Was aber bis heute gänzlich ungeregelt ist, ist die Funktion, die der Eigentümerversammlung eigentlich beikommen sollte: „Berichterstattung über die finanzielle Gebahrung“, die „Genehmigung von Abrechnungen“ oder aber die „Entlastung des Verwalters“. Das wären auch Themen, die der Eigentümerversammlung als gesetzliche Normaltagesordnung Gewicht und inhaltliche Bedeutung verleihen würde.
Derzeit ist lediglich geregelt, dass sie verbindlich und im Zweijahresrhythmus abzuhalten ist, aber ohne konkretes inhaltliches Ziel. Versammlungen sind nämlich auch dann einzuberufen (und darüber ist auch zu berichten), wenn nichts zur Klärung ansteht, wodurch ihr oft nicht mehr als eine soziale Funktion zukommt, weshalb es Dirnbacher einst auch als „Gaststättenförderungsgesetz“ bezeichnete.

Auch in der Literatur wird darüber diskutiert, ob die Eigentümerversammlung nicht sogar die Stellung als Organ der Eigentümergemeinschaft einnehmen sollte. Genau hier muss man in der Frage der Abhaltung von „Online-Eigentümerversammlungen“ ansetzen:  Für den Verwalter wird es wesentlich sein, seine vertragliche und/oder gesetzliche Verpflichtung zur Abhaltung von Eigentümersammlungen zu erfüllen.(...)" Vgl. https://www.ovi.at/aktuelles/detailansicht/virtuelle-eigentuemerversammlungen


Sie merken, es ist die Pflicht eines jeden Verwalters, im Zweijahresrythmus eine Hausversammlung abzuhalten. Wir sind als Verwaltung durch den Hausverwaltervertrag zusätzlich verpflichtet, jährlich eine Hausversammlung abzuhalten. Komme was da wolle. Und nun?

Und dann kam Corona...

Mit Corona und den einhergehenden Beschränkungen zur Abhaltung einer Versammlung ist es derzeit nicht möglich, eine Präsenzversammlung abzuhalten. Wie also als Verwalter vorgehen, der seine Pflicht der jährlichen Hausversammlung erfüllen muss und ja auch will. Hier kommt die virtuelle Hausversammlung online ins Spiel. Das heißt, um unsere vertraglichen Verpflichtungen auch in der Pandemie zu erfüllen, bleibt uns nichts anderes übrig, als eine solche Versammlung online abzuhalten. Unser Zugang dazu ist recht einfach: Wir verwenden die vielbekannte Online-Meeting-Lösung "Zoom". Sie erhalten von uns eine Einladung zur Versammlung mit entsprechendem Link und können sich dazu einfach einloggen. Dies funktioniert bequem über den PC oder für alle anderen, die nur ein Smartphone haben, auch über jenes.

Einige Eigentümer sind hier mehrfach an uns herangetreten und haben argumentiert, dass viele andere Miteigentümer die technischen Voraussetzungen für eine solche online Versammlung einfach nicht haben. Natürlich verstehen wir, dass das oft, auch im heutigen digitalen Zeitalter ein Problem ist. Nicht jeder wird über die technischen Kenntnisse zur Teilnahme eines solchen Meetings verfügen. Doch wir als Hausverwaltung haben die gesetzliche Verpflichtung eine Hausversammlung abzuhalten. Und da reicht es leider nicht aus, Ihnen per E-Mail oder Casavi eine Powerpoint oder eine Dokumentation der demnächst fälligen Reparaturen zur Verfügung zu stellen. Nein, der Gesetzgeber sieht ausdrücklich eine Versammlung vor. Daher müssen wir diese auch (online) abhalten.

Beschlussfassungen (online)

"Nach den Regelungen des WEG über die Willensbildung der Eigentümergemeinschaft sollten Beschlüsse „vornehmlich“ durch die Eigentümerversammlung durchgeführt werden. Dies wird dadurch relativiert, dass auch auf andere geeignete Art und Weise Beschlüsse zustande kommen können.
So ist es häufig, dass im Wege einer schriftlichen Befragung der Eigentümer („Umlaufbeschluss“) auch aus Fragen der Rechtssicherheit wichtige Fragen im Umlaufwege durch die Eigentümer beschlossen werden. „Auf andere Art und Weise“ könnte aber auch bedeuten, dass etwa eine telefonische Befragung oder auch Kombinationen mehrerer Befragungsmethoden zulässig wäre, solange die grundsätzlichen Regeln der Entscheidungsfindung der Eigentümergemeinschaft nicht verletzt werden. Darunter würde an sich auch eine „Online-Eigentümerversammlung“ fallen.
Ein Beschluss kommt erst dann zustand, wenn alle Miteigentümer die Gelegenheit hatten, sich zu äußern. Dies kann ein Hindernis sein, etwa wenn Miteigentümer technologisch gar nicht an einer Online-Eigentümerversammlung teilnehmen können.

In der Praxis wird es meist so gehandhabt, dass wichtige große Themen im Rahmen der Eigentümerversammlung diskutiert werden, dann ein gemeinsamer Beschlussgegenstand festgelegt wird und dieser dann sämtlichen Miteigentümern gemeinsam mit der Niederschrift zur Beschlussfassung vorgelegt wird. Auch eine nachträgliche schriftliche Befragung der nichtteilnehmenden Miteigentümer analog der additiven Beschlussfassung im Rahmen von Eigentümerversammlungen wäre denkbar. Um also das Risiko formell nicht korrekt zustande gekommener Beschlüsse zu vermeiden, wäre es empfehlenswert, die Online-Eigentümerversammlung dazu zu nutzen, die Stärken dieses Mediums auszuspielen: professionell zu präsentieren, Unterlagen zugänglich zu machen, auf einfachem und raschem Weg mehr Eigentümer als bei Anwesenheitsversammlung erreichen (Aufzeichnungen könnten ja auch nachträglich angesehen werden) und die Vermögensverwaltung in ihren Grundzügen zu besprechen. Eine entsprechende Niederschrift einer schriftlich abschließenden Beschlussfassung im Sinne des Besprochenen wäre für alle beteiligten transparent und rechtssicher." Vgl. https://www.ovi.at/aktuelles/detailansicht/virtuelle-eigentuemerversammlungen

Das bedeutet für uns folgendes Vorgehen: Bei der virtuellen Hausversammlung präsentieren wir Ihnen die wichtigsten Punkte zu Ihrer Liegenschaft. Dazu gehört etwa der derzeitige Rücklagenstand, die Besprechung der letzten Abrechnung, sowie bevorstehende Reparaturen oder Sanierungen und Allfälliges wie z.B. Zufriedenheit mit dem Hausbesorgerdienst, etc. Das alles zeichnen wir als Video auf, so kann es sich später jeder Eigentümer, der nicht teilnehmen konnte ansehen. Wir stellen Ihnen das Video auf Casavi zur Verfügung und auch als WeTransfer-Link (da eine so große Datenmenge nicht per Mail verschickt werden kann). Bitte daher an all jene Miteigentümer, die keine Mailadresse haben das Verständnis, dass wir ein Video halt nicht per Post verschicken können.

Sollte irgendetwas zur Beschlussfassung kommen, wird ein Beschluss schriftlich mittels Umlaufbeschluss gemacht. Sie erhalten die Niederschrift zur Versammlung auf gewohntem Weg und zusätzlich einen Stimmzettel zur Beschlussfassung anbei. Klar ist, dass ein Beschluss nicht im Meeting selbst gefällt werden kann, da etwa ein virtuelles Handheben oder eine Chat-Nachricht nicht als Zustimmung gesehen werden kann. Daher werden alle Miteigentümer darum gebeten, eine Beschlussfassung über Stimmzettel durchzuführen.

Meetings über Videokonferenztools am Beispiel Zoom

Wir nutzen für unsere Videomeetings, also die Hausversammlungen weitgehend das Tool Zoom. Hierzu wurde von einigen die Kritik laut, Zoom sei nicht datenschutzkonform. Auch hierzu haben wir uns entsprechend informiert:

Kaum ein Tool wird für Videokonferenzen so häufig genutzt wie Zoom. Geriet es vor allem am Beginn der Corona-Krise häufig in Kritik, wurde hier beim Datenschutz und bei der Verschlüsselung enorm nachgebessert.

Zoom hat de facto keine Ende-zu-Ende Verschlüsselung, nur eine sogenannte Transportverschlüsselung. Das heißt nur der Weg von Server zu Client ist verschlüsselt. Das heißt am Weg zum Server könnte man theoretisch auf Daten zugreifen. Dies passiert jedoch de facto eigentlich gar nicht, weshalb auch andere Videomeeting-Tools, wie etwa Microsoft Teams auf eine Transportverschlüsselung zurückgreifen. An der Stärke der Verschlüsselung hat Zoom nachgebessert und bietet jetzt eine AES 256-bit GCM Verschlüsselung, welche international Standard ist. Auch kann man wählen, welchen Serverstandort man neben der USA noch erlauben möchte und sich so vor der Umleitung auf z.B. Server in China schützen.

Datenschutzkonformität:
Da es sich um ein US-Unternehmen handelt, gab und gibt es viel Kritik an dem Einsatz des Tools vor allem auch in Hinblick auf die DSGVO. Einige ExpertInnen wie Ing. Mag Horst Greifeneder (Sachverständiger für Datenschutz) und Stephan Hansen-Oest (Fachanwalt für IT-Recht) haben sich mit dem Thema bereits ausführlich befasst und kommen aktuell zum Schluss, dass Zoom datenschutzkonform eingesetzt werden kann. Dr. Thomas Schwenke gibt auch auf seiner Website Datenschutz-generator.de eine umfassende Übersicht, auf was bei Videokonferenzen geachtet werden muss. Vgl. https://www.saferinternet.at/news-detail/zoom-oder-nicht-zoom/

Wie man sieht und wie auch unser Fazit ist, hängt es bei der Verwendung von Zoom weniger an dem Tool an sich, sondern an der eben richtigen Verwendung, ob das Tool geeignet ist oder nicht. Klar könnten Hacker oder Personen mit hohem IT-Know-How auf Daten zugreifen. Es stellt sich jedoch die Frage, wie sensibel die Daten sind, die tatsächlich bei einer Online-Hausversammlung besprochen werden. Ebenso könnte man darüber diskutieren, wie sicher etwa die Nutzung von Casavi (deutscher Dienst, auch deutscher Server, SSL-Verschlüsselung) oder die Übermittlung der Daten über WeTransfer ist. Weiters könnte sich jeder Miteigentümer Gedanken darüber machen, wie sicher sein Mailanbieter wie etwa Gmail (USA), GMX (DE). Aon (DE), Yahoo (USA), usw. ist. So könnte man es durchaus ironisch sehen, dass Miteigentümer mit einer Gmail-Adresse unsere Mails vermutlich über einen Server in der USA empfangen (auf den der Riese Google Zugriff hat), am besten noch öfter Whatapp-Nachrichten schicken (Facebook, ebenfalls USA) und dann Datenschutzbedenken bei der Verwendung von Zoom haben. Für die Anwendung für Hausversammlungen ist Zoom in jedem Fall aus Datenschutzsicht nicht gefährlicher als etwa eine Besprechung in einem Gasthaus mit der Bedienung als "Datenschutzlücke". Sollten Sie weitere Bedenken dazu haben, hilft vielleicht dieser Link: https://www.saferinternet.at/news-detail/zoom-oder-nicht-zoom/

 


Kurz zusammengefasst

Da das Wohnungeseigentumsgesetz ausdrücklich eine Hausversammlung vorsieht, kommen wir nicht umhin, eine solche auch abzuhalten. Hier empfiehlt sich eindeutig das Abhalten einer virtuellen Hausversammlung online, solange die mit der Covid-19-Pandemie einhergehenden Einschränkungen keine Abhaltung in Präsenz zulassen. Beschlussfassungen werden via Stimmzettel als sogenannter Umlaufbeschluss getroffen, der Stimmzettel liegt der Niederschrift zur Versammlung bei. Für das Videomeeting an sich braucht es nicht viel: Lediglich ein PC mit Webcam oder ein Smartphone/Tablet reicht aus, um am Meeting teilzunehmen. Audio sollte zwar zu Anfang (vor allem am Stand-PC) kontrolliert werden, funktioniert in den meisten Fällen aber recht gut, notfalls können Sie immer noch auf Ihr Smartphone ausweichen, da sollte es problemlos klappen. Zwar war die Anwendung Zoom zu Anfang der Pandemie häufig in Kritik geraten, hier hat die Software aber stark nachgebessert und funktioniert nun problemlos, sodass sogar die Plattform saferinternet.at keine Bedenken zur Verwendung äußert.


Oft gestellte Fragen

Was brauche ich für ein Zoom-Meeting?

Grundsätzlich einen PC mit Webcam, ein Smartphone oder ein Tablet. Evtl. für den PC noch eine zusätzliche Audiomöglichkeit (z.B. ein Headset), gerade Stand-PCs haben oft nicht den besten Audio-Ausgang. Auf Smartphone und Tablet ist davor die App Zoom zu installieren. Der Beitritt zum Meeting erfolgt über die Meeting-ID und das Passwort, beides erhalten Sie mit der Einladung.

Warum eine Hausversammlung?

Das Wohnungseigentumsgesetz sieht ausdrücklich eine Hausversammlung im 2-Jahres-Takt vor, in unseren Verträgen ist eine jährliche Versammlung vorgeschrieben. Halten wir diese nicht ab, verstoßen wir gegen unseren eigenen Vertrag und das Gesetz. Somit ist eine reine Aufstellung der zu erwartenden Kosten (hierzu ist die Vorausschau da) und der vorgesehenen Instandhaltungsmaßnahmen z.B. in einer schriftlichen Dokumentation jedenfalls unzulässig.

Was, wenn ich nicht teilnehmen kann?

Sollten Sie aus welchen Gründen auch immer nicht am Meeting teilnehmen können, stellen wir Ihnen selbstverständlich eine Niederschrift (per E-Mail, Casavi und für alle anderen gegen Porto per Post) und das Video zum Meeting (per Casavi und per Mail mittels WeTransfer) zur Verfügung. Es werden in dem Meeting keine Beschlüsse gemacht, dies erfolgt über Stimmzettel (per Casavi, E-Mail oder Post) zusammen mit der Niederschrift.

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